Ayuda en el uso del correo electrónico

Aquí podrás obtener ayuda para el uso del correo electrónico.

Decálogo de uso del correo electrónico

Esto pretende ser un resumen y, en gran parte, una opinión propia de cual debe ser el comportamiento a la hora de usar el correo electrónico.

  1. El destinatario.
    • Antes de enviar revisa bien a quien estas enviando el correo. No es extraño el caso de tener varias personas en nuestra agenda con nombres similares y errar enviando el mensaje al jefe o jefa en lugar de a nuestra amiga del alma.
    • Revisa si quieres enviar tu respuesta a una lista de correo o a una persona en concreto.
    • En caso de múltiples destinatarios, no olvides que posiblemente no se conozcan entre si y no quieran que desconocidos conozcan su dirección de correo. Usa la copia oculta (BCC, CCO, ...) que evita que los destinatarios sepan a quien más va dirigido el mensaje. En el caso de empresas o asociaciones en España, además, implica una multa por revelación de datos personales.
  2. El asunto.
    • Este apartado es vital para una correcta comunicación piensa bien que vas a poner.
    • Resume, siendo muy concisa, el texto del mensaje para facilitar su búsqueda posterior tanto por ti como por las personas destinatarias. Un asunto como "Mensaje", "Hola", "Informe", "Reunión", "Cosas pendientes", etc. no sirven para mucho porque enviaras más mensajes, saludos, informes, etc.
    • Un asunto demasiado largo tampoco ayuda. Omite palabras innecesarias (¿realmente es importante que en el asunto diga "Informe de actuación sobre el caso 10191" o quizás dejando "Informe actuación caso 10191" sería suficiente?).
    • Ojo con las palabras que hacen saltar alarmas anti-spam. Relojes, medicamentos, marcas comerciales, etc. pueden hacer que tu mensaje pase a mejor vida.
  3. El contenido.
    • También vital, léelo un par de veces antes de enviar.
    • También debe ser resumido, no te andes por las ramas, quizás no sea necesario contar que sucedió minuto a minuto.
    • Intenta dar respuesta a las posibles preguntas que se plantee quien reciba el mensaje.
    • Ojo con la ortografía y la gramática. No es lo mismo ingles que inglés. Y evite que se ahogue la persona destinataria; use listas de enumeración en diferentes lineas, comas, puntos y punto y coma.
    • No uses mayúsculas fijas, hacen más agotadora la lectura y dan la impresión de que se grita. Las mayúsculas también se acentúan (RAE).
    • Usa una firma al final del mensaje para facilitar la confianza. Pero que no sea más grande que tus mensajes.
    • Evita usar formatos de texto que no sabes como serán vistos por otros (negritas, cursivas, letras mas grandes para llamar la atención, etc.). Usa texto plano para tus mensajes. También ayudará a reducir el tamaño del correo y por tanto reducir tu huella ambiental.
    • Si estas respondiendo a una cadena de mensajes piensa en eliminar el contenido de los mensajes anteriores que no sean necesarios (publicidad, temas resueltos, imágenes adjuntas, ...). Favorecerá que el mensaje se lea con más claridad.
    • Cultiva tu "tacto". Lee detenidamente que escribes y trata de ser mal pensada para corregir aquello que pueda molestar a otros.
  4. Los archivos adjuntos.
    • Si envías imágenes comprueba que no sean demasiado grandes (si es una foto solo para ver en el ordenador, con un ancho de 1000 puntos es suficiente).
    • Si envías ficheros muy grandes usa un servicio web (como www.yousendit.com) para evitar llenar los buzones de correo.
    • El enviar un documento sin un texto impedirá a la persona receptora saber de que se trata y quizás los descarte antes de abrirlo.
  5. Listas de correo.
    • Evita escribir a una lista de correo si es posible. Si se discute un asunto y no respondes se entenderá que estas de acuerdo.
    • Plantea solo nueva información, no repitas.
    • Observa con atención si quieres responder a toda la lista o a quien envío el mensaje.
    • Si la lista es de carácter interno, pide permiso a los participantes de una discusión antes de enviar dicha conversación a alguien fuera de ella.
    • No uses una lista de correo para una finalidad diferente a la que se creo.
  6. Seguridad.
    • La práctica totalidad de los mensajes de correo enviados circulan sin ninguna seguridad y pueden ser interceptados fácilmente. Evita compartir datos delicados.
    • Infórmate sobre el uso de herramientas de seguridad (Thunderbird, por ejemplo, permite la firma digital de los mensajes para garantizar la procedencia y permite la encriptación de la totalidad del contenido).
    • Cambia tu clave de manera periódica para evitar el acceso de otros a tu correo.
    • Usa claves difíciles. Si usas una clave al cabo de entre 3 y 5 usos acabas recordándola por muy difícil que sea.
    • No habrás mensajes de alguien desconocido con asuntos sugerentes. Virus.
    • Usa GNU/Linux (Ubuntu, por ejemplo). EN GNU/Linux hay un total de unos 100 virus, para Windows cada día aparecen cientos de miles nuevos que se van sumando a los anteriores.
    • Si no usas GNU/Linux, mantén actualizado tu antivirus. Un antivirus sin actualizar al día no sirve para nada.
    • No distribuyas cadenas de correos, en su inmensa mayoría se crean solo para recabar direcciones de correo para el envío de spam. Será tu inmensa contribución a evitar el spam. Si los distribuyes, no olvides borrar cualquier dirección de correo que contenga, ocultar los destinatarios con copia oculta (CCO, BCC, etc.) y avisa en el correo para que hagan lo mismo los receptores.
  7. Normas de conducta o netetiqueta.
    • Un correo por cada asunto. Si tratas dos temas muy diferentes en un mismo correo quizás te respondan uno y el otro lo olviden o lo encuentren después por el asunto.
    • Si recibes un mensaje que te causa disgusto, cálmate y responde más tarde.
    • No escribas nada que no dirías en público. Recuerda que lo escrito perdura mucho más tiempo.
    • En la medida de lo posible, responde a los mensajes que recibas. Ayudaras a hacer saber que el mensaje ha llegado.
    • Recuerda que la mayoría de la gente no lee el correo de manera instantánea, no esperes una respuesta rápida por correo sin avisar por otro medio.
    • No rehuyas el asunto, si no puedes dar aun una respuesta hazlo saber cuanto antes.
    • Ayuda a hacer de los debates una herramienta de aprendizaje y no de sufrimiento.
    • Perdona los errores ajenos.
    • El correo no es una herramienta para la conversación.
    • Organiza tus mensajes y ganaras en salud. Organizar los mensajes con filtros para que se almacenen en carpetas concretas te ayudara a planificarte mejor y a no agobiarte.
    • Intenta aprovechar tu programa (o web) de correo para sacar el máximo rendimiento.

    Referencias: